راه اندازی کافی شاپ، یکی از کسب و کارهای بسیار پرطرفدار است که بیشتر مخاطبان و مشتریان این فضا هم قشر جوان هستند. به همین خاطر بسیاری از افراد به کافی شاپ زدن، فکر و حتی برای آن اقدام میکنند، غافل از اینکه این کسب و کار، برای موفقیت و سوددهی نیاز به برنامهریزی دقیق، شناخت درست بازار و توجه به جزئیاتی دارد که در نهایت با شکست و ضرر همراه نشود.
در این مقاله از ویرا پوز، تمام مراحل لازم برای راه اندازی کافی شاپ را به صورت ساده، کاربردی و قابل اجرا توضیح میدهیم؛ از انتخاب مکان و طراحی منو گرفته تا تبلیغات و مدیریت مالی. هر بخش از این مقاله با هدف کمک به راه اندازی یک کافی شاپ موفق و محبوب نوشته شده است. پس با ما همراه باشید.
سبک کافی شاپ را تعیین کنید
قبل از اینکه وارد مراحل اجرایی راه اندازی کافی شاپ شوید و تقریبا پیش از هر اقدامی، باید تکلیف خودتان را با سبک و حال و هوای کافهای که قرار است راه اندازی کنید، مشخص کنید. سبک کافی شاپ تقریبا روی همه تصمیمهایی که برای این کسب و کار میگیرید، مثل خرید تجهیزات و چیدمان فضا گرفته تا طراحی برند، انتخاب رنگها، نوع تبلیغات و حتی همکاری با اینفلوئنسرها، تاثیر مستقیم میگذارد، علاوه بر این باید با روحیات خودتان هم، همخوانی داشته باشد.
مخاطب خود را مشخص کنید
باید بدانید که قصد دارید برای چه گروهی کافی شاپ راه بیندازید. مثلا اگر مخاطبهایتان بیشتر دانشجو هستند، باید فضایی راحت، اقتصادی و مناسب برای مطالعه و دورهمی طراحی کنید. اگه خانوادهها را هدف گرفتهاید، محیط کافی شاپتان باید آرام، گرم و برای بچهها مناسب باشد. به عنوان صاحب کسب و کار، در انتخاب سبک کافی شاپ به موارد زیر دقت کنید:
کافی شاپ دانشجویی: طراحی ساده و کاربردی، قیمت مناسب، وای فای رایگان، میزهای گروهی، منوی سبک با نوشیدنیهای متنوع.
کافی شاپ خانوادگی: فضای صمیمی، میزهای بزرگ، منوی ترکیبی با خوراکیهای مناسب بچهها، امکاناتی مثل صندلی کودک یا فضای بازی.
کافی شاپ تخصصی قهوه: طراحی مینیمال و حرفهای، تمرکز روی کیفیت دانههای قهوه، باریستاهای آموزشدیده، منوی محدود ولی دقیق، قیمتگذاری متناسب با امکانات.
موقعیت مکانی کافی شاپ را به درستی انتخاب کنید
یکی از مهمترین تصمیمهایی که در مسیر راه اندازی کافی شاپ باید بگیرید، انتخاب محل مناسب برای کسب و کارتان است. موقعیت مکانی کافی شاپ، روی میزان فروش روزانه شما تأثیر مستقیمی میگذارد. مکان کافی شاپ باید با سبکی که انتخاب کردهاید و نوع مشتریهایی که دارید، همخوانی داشته باشد.
مثلا اگر سبک کافی شاپتان، خانوادگیست، بهتر است نزدیک مناطق مسکونی یا پارکها باشد. اگر مخاطبتان دانشجوها هستند، نزدیکی به دانشگاهها یا مراکز آموزشی مزیت بزرگی است. کافی شاپهای تخصصی قهوه هم معمولا در مناطق پرتردد شهری یا مراکز تجاری با استقبال بیشتری مواجه میشوند. در زمان بررسی انتخاب مکان مناسب برای راه اندازی کافی شاپ، به این موارد توجه ویژه داشته باشید:
میزان تردد عابران پیاده: هر چه رفت و آمد در اطراف کافی شاپ بیشتر باشد، احتمال جذب مشتریهای گذری بالاتر میرود.
دسترسی به وسایل حملونقل عمومی: نزدیک بودن کافی شاپ به ایستگاه مترو، اتوبوس یا تاکسی باعث میشود مشتریها برای رفع خستگی، مراجعه بیشتری به کافی شاپ شما داشته باشند.
نزدیک بودن به مراکز آموزشی، اداری یا تجاری: این موقعیتها معمولا مشتریهای ثابت و روزانه دارند که میتوانند به رونق کسب و کارتان کمک کنند.
امکان پارک خودرو: در مناطقی که پارکینگ عمومی یا فضای توقف مناسب برای خودرو و وسایل نقلیه وجود ندارد، ممکن است بخشی از مشتریان بالقوه کافی شاپتان را از دست بدهید.
علاوه بر اینها، گاهی اوقات تفاوت بین یک کوچه فرعی و یک خیابان اصلی یا بین طبقه همکف و طبقه دوم یک ساختمان، میتواند تأثیر چشمگیری روی بر میزان دیدهشدن و فروش روزانه کافی شاپتان داشته باشد. بنابراین، در انتخاب مکان علاوه بر اجاره یا ظاهر فضا به رفتار مشتریان، مسیرهای رفت و آمد و حتی نورگیر بودن و دید از خیابان توجه کنید.
اخذ مجوزها و ثبت قانونی کافی شاپ را انجام دهید
برای راهاندازی قانونی و بدون دردسر یک کافی شاپ، دریافت مجوزهای لازم از نهادهای مربوطه ضروری است. با کسب این مجوزها، در آینده مشکلات حقوقی برایتان اتفاق نمیافتد و اعتماد مشتریان و اعتبار برندتان هم افزایش مییابد. بسته به موقعیت مکانی و نوع خدمات کافی شاپ، ممکن است به چند نوع مجوز نیاز داشته باشید:
مجوز صنفی: از اتحادیه بستنی، آبمیوه و کافی شاپ
مجوز بهداشت: از مرکز بهداشت منطقه (شامل بررسی شرایط محیطی، تجهیزات و رعایت اصول بهداشتی در تهیه و سرو غذا و نوشیدنی است)
پروانه کسب: از اداره اماکن یا شهرداری
ثبت برند (اختیاری): از اداره مالکیت معنوی
مدارک مورد نیاز برای اخذ مجوزها
برای دریافت مجوزها، معمولا به مدارک زیر نیاز خواهید داشت:
- کپی سند یا اجاره نامه رسمی محل کسب (کافی شاپ)
- کارت ملی و شناسنامه مالک یا مدیر کافی شاپ
- گواهی عدم سوء پیشینه
- گواهی سلامت و کارت بهداشت
- عکس پرسنلی
- فرمهای مربوط به اتحادیه یا اداره اماکن (تکمیل شده)
نکات مهم برای اخذ مجوزهای کافی شاپ
قبل از اجاره یا خرید مکان مناسب برای کافی شاپ، از امکان صدور مجوز در آن محل مطمئن شوید. برخی مناطق مسکونی یا تجاری ممکن است محدودیتهایی برای گرفتن مجوز داشته باشند.
در صورت راه اندازی کافی شاپ در مجتمعهای تجاری یا پاساژها، با مدیریت مجموعه هماهنگی کنید.
مراحل دریافت مجوز ممکن است زمانبر باشد و چند هفته طول بکشد. این موضوع را در برنامهریزی زمانی خود لحاظ کنید.
تجهیزات و مواد اولیه را تهیه کنید
در این مرحله، بعد از انتخاب مکان و دریافت مجوزهای لازم برای راه اندازی کافی شاپ، باید به فکر تهیه تجهیزات و مواد اولیهای که با آن به مشتریها خدماترسانی میکنید، باشید. تجهیزات ضروری برای شروع کار، بسته به سبک کافی شاپ و حجم مشتری، ممکن است متفاوت باشد. با این حال، تجهیزات زیر در اکثر کافی شاپها باید وجود داشته باشند:
- دستگاه اسپرسو ساز حرفهای
- آسیابکن قهوه با قابلیت تنظیم درجه
- یخچال و فریزر صنعتی
- دستگاه آب جوش و گرمکن شیر
- بِلندر برای تهیه اسموتی و نوشیدنیهای سرد
- ظروف سرو (فنجان، لیوان، بشقاب، قاشق و…)
- سینک و تجهیزات شستوشو
- سیستم تهویه و اگزاست فن (در صورت نیاز)
- میز و صندلی متناسب با فضای داخلی
تجهیزات مالی کافی شاپ
صندوق فروشگاهی: برای اینکه فروش دقیق و کنترل کافی روی موجودی، محاسبه سود و زیان، مدیریت هزینهها داشته باشید باید از تجهیزات و نرم افزارهای حرفهای استفاده کنید. صندوق فروشگاهی با قابلیتهایی مثل چاپ فاکتور (فیش پرینتر)، اتصال به کارتخوان و ثبت فروش، فرآیندهای خرید را سریعتر و دقیق میکند. این صندوقها معمولا به نرم افزار فروشگاهی متصل میشوند تا اطلاعات ذخیره و محاسبه شوند.
نرم افزار حسابداری کافی شاپی: برای کنترل دخل و خرج کافی شاپ، بهتر است از همان روز اول سیستم مالی مشخصی داشته باشید. فروش روزانه و هزینهها را به تفکیک هزینههای ثابت (اجاره، حقوق) و متغیر (مواد اولیه، تبلیغات) به همراه سود ناخالص و خالص در پایان هر هفته یا ماه انجام دهید. برای این کار از نرمافزار کافی شاپ برای ثبت و تحلیل دادهها استفاده کنید.
مواد اولیه برای کافی شاپ
برای تهیه نوشیدنیها و خوراکیها، به مواد اولیه با کیفیت و مطمئن نیاز دارید. مهمترین مواد اولیهای که نیاز دارید، عبارتند از:
- دانه قهوه (ترجیحا از تأمینکنندهای که امکان تست و مشاوره ارائه دهد.)
- شیر تازه یا گیاهی (بسته به منو)
- شربتها، سسها و طعمدهندهها
- چای، دمنوش، شکلات، پودر کاکائو
- خوراکیهای جانبی مثل کیک، کوکی، کروسان یا میانوعدههای بستهبندیشده
- مواد مصرفی مثل نی، دستمال، لیوان بیرونبر، بستهبندی و …
فضا و دکوراسیون داخلی کافی شاپ را خلاقانه بچینید
فضای داخلی کافی شاپ باید طوری طراحی شود که مشتریان با ورود به آن، احساس راحتی کنند و برای آنها جذاب باشد. طراحی و دکوراسیون اصولی، میتواند به طور مستقیم بر وفاداری مشتریها تأثیر میگذارد و میتواند باعث پیشرفت و توسعه کسب و کارتان، بازاریابی دهانبهدهان و اشتراکگذاری در شبکههای اجتماعی شود. در زمان چیدمان دکور، به موارد زیر توجه کنید:
چیدمان و مسیر حرکت
فضای کافی شاپ باید طوری چیده شود که کارکنان راحت کار کنند و مشتریان بدون مزاحمت رفتوآمد داشته باشند. مسیر ورود، سفارش، نشستن و خروج، بهویژه در فضاهای کوچک، باید مشخص و روان باشد.
رنگ، نور و عناصر بصری
رنگهای گرم و چوبی به فضای کافی شاپ حس صمیمیت میدهند و رنگهای سرد و مینیمال برای سبک کافیشاپهای تخصصی مناسب هستند. علاوه بر اینها نور طبیعی، پنجره بزرگ و نورپردازی ملایم، فضای دلنشینتری ایجاد میکنند.
راحتی و ارگونومی
میز و صندلیها برای نشستن باید راحت و استاندارد باشند. استفاده از صندلیهای نرم، میزهای گروهی یا فضاهای نیمهخصوصی باعث جذب مشتریها میشود.
جزئیات جذبکننده
به کار بردن تابلو، گل و گیاه، قفسه کتاب یا دیوار امضا، میتوانند فضای کافی شاپ را خاصتر و مشتری را به عکسبرداری و اشتراکگذاری تشویق کنند.
نکات بهداشتی
کفپوش قابل شستوشو، تهویه مناسب، سرویس بهداشتی در دسترس و جداسازی فضای آشپرخانه و سرو از محل نشستن مشتریها، برای رعایت بهداشت ضروری هستند.
پرسنل کافی شاپ را استخدام و آموزش دهید
پرسنل و کارمندان کافی شاپ، نقش بسیار پررنگی در جذب و وفاداری مشتریان دارند. برخورد مناسب و شایسته، مهارت و نظم آنها تأثیر مستقیمی بر دفعات مراجعه مشتریان و موفقیت کسب و کار دارد. به همین خاطر، انتخاب و آموزش نیروها، باید با دقت و برنامهریزی انجام شود. بسته به اندازه و سبک کافی شاپ، معمولا به چند کارمند نیاز خواهید داشت:
باریستا: مسئول تهیه نوشیدنیها، آشنا با دستگاهها، دانههای قهوه و روشهای دمآوری
صندوقدار: مدیریت سفارشها، دریافت وجه، کار با سیستم فروش، نرم افزار فروش و ارتباط اولیه با مشتری
نیروی خدماتی: نظافت محیط، جمعآوری ظروف، کمک به نظم و بهداشت فضای داخلی
در کافی شاپهای بزرگتر ممکن است به نیروی آشپزخانه، مدیر شیفت یا مسئول انبار هم نیاز باشد.
معیارهای استخدام پرسنل و کارمندان کافی شاپ
در انتخاب پرسنل و نیروهای کاری، فقط به مهارت فنی اکتفا نکنید. ویژگیهای شخصیتی و اخلاقی نیز اهمیت زیادی دارند که شامل موارد زیر میشوند:
- تجربه کاری مرتبط (بهویژه برای باریستاها)
- ظاهر آراسته و مناسب با فضای کافی شاپ
- توانایی برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان
- دقت، مسئولیتپذیری و داشتن روحیه کار تیمی
- آشنایی با اصول بهداشت فردی و محیطی
قیمتگذاری منطقی انجام دهید
برای اینکه کافی شاپ شما علاوه بر محبوبیت، سودآور هم باشد، باید از همان اول کار، با دقت و برنامهریزی به مسائل مالی نگاه کنید. قیمتگذاری اصولی، ثبت دقیق هزینهها و کنترل منابع، باعث بالا رفتن شانس موفقیت کسب و کار شما میشود. قیمتگذاری منو باید بر اساس چند عامل تعیین شود:
هزینه مواد اولیه: بهای تمامشده نوشیدنی یا خوراکی شامل مواد مصرفی و بستهبندی
هزینههای جانبی: حقوق پرسنل، اجاره، مالیات و استهلاک تجهیزات
ارزش آیتمهای کافی شاپ از دید مشتری: کیفیت مواد و نحوه سرو و تاثیر آن بر میزان ارزشگذاری
قیمت رقبا: بررسی منوی کافی شاپهای مشابه در منطقه برای تعیین محدوده قیمت منطقی
ترکیب این عوامل کمک میکند تا قیمتهاس تعیینشده، هم سودآور و هم برای مشتری هم منطقی و منصفانه هستند.
روی تبلیغات و دیده شدن کافی شاپ تمرکز کنید
تبلیغات و جذب مشتری یکی از مهمترین مراحل راه اندازی کافی شاپ است؛ مرحلهای که مستقیما روی دیدهشدن برند و افزایش فروشتان تأثیر میگذارد. برای شروع کار، باید کانالهای تبلیغاتی مناسب با سبک کافی شاپ و مخاطبان هدف را انتخاب کنید. شبکههای اجتماعی مثل صفحههای اینستاگرام، تبلیغات محلی، همکاری با کسب و کارهای اطراف یا اینفلوئنسرهای مرتبط میتوانند به معرفی اولیه کافی شاپ شما، کمک موثری کنند.
طراحی کمپینهای افتتاحیه، تخفیفهای مناسبتی و برگزاری مسابقات ساده، راههای کمهزینهای برای جلب توجه و برقراری تعامل با مشتریها هستند. در کنار تبلیغات، رضایت مشتریانی که دارید، یکی از مؤثرترین ابزارهای بازاریابی است چون اگر تجربه خوبی از خدمات شما داشته باشند، احتمالا آن را با دیگران به اشتراک میگذارند و همین موضوع میتواند به رشد طبیعی و پایدار برند شما کمک کند.
برای شروع، تبلیغات کافه خود را با انتشار تصاویر و ویدیوهای جذاب از منوی کافه آغاز کنید.َ تبلیغات را از طریق اپلیکیشنهای پرمخاطب مانند تپسی فود، همچنین با چاپ بروشورها، بنرهای تبلیغاتی و نصب تابلوهای بزرگ در مکانهای پرتردد، انجام دهید.
