نرم‌افزارهای فروشگاهی در اصل به عنوان یکی از ضروریت‌های هر کسب و کار مرتبط با فروشگاه، از سوپرمارکت و هایپرمارکت گرفته تا بوتیک‌ها، رستوران‌ها، کافه‌ها و … محسوب می‌شوند. این نرم‌افزارها، مثل بازوی کمکی در فروش، مدیریت موجودی و حساب و کتاب‌های مربوط به خرید و فروش را تسهیل می‌کنند و می‌توان به راحتی میزان سودآوری کسب و کار را محاسبه کرد.
ما در این مقاله از ویراپوز درباره اصول انتخاب نرم افزار فروشگاهی خوب و ویژگی‌هایی که باید به آنها توجه کنید، خواهیم پرداخت.
ویژگی‌های یک نرم‌افزار فروشگاهی خوب چیست؟
انتخاب یک نرم‌افزار فروشگاهی کارآمد با توجه به تنوع نرم‌افزارهای موجود در بازار، کار چندان آسانی نیست. برای اینکه بتوانید بهترین نرم‌افزار فروشگاهی را تهیه کنید، نیاز به آشنایی با برخی ویژگی‌های ضروری آن دارید و اینکه برای انتخاب این نرم‌افزار باید چه اصولی را رعایت کنید. پس در ادامه با ما همراه باشید.
۱- نیازها و ظرفیت‌های فروشگاهتان را بشناسید
در اولین قدم برای انتخاب نرم‌افزار فروشگاهی، باید به موارد مهمی مثل اندازه فروشگاه، میزان فروش، توانایی و دانش کارکنان، میزان درآمد و توان مالی مجموعه دقت کنید. بر اساس این موارد، ظرفیت‌ها و زیرساخت‌هایی که در فروشگاه یا کسب‌وکارتان در اختیار دارید، می‌توانید نرم‌افزاری مناسب با نیاز و نوع فروشگاهتان انتخاب کنید تا بیشترین کارایی را برایتان داشته باشد.
۲- نحوه کار با نرم‌افزار راحت و سریع باشد
شاید اگر صاحب کسب و کار سنتی و کوچکی باشید، فرآیند فروش چندان برایتان پیچیده نباشد اما در مشاغل فروشگاهی و سوپرمارکت‌ها که افراد زیادی برای خرید کالا و خدمات به شما مراجعه می‌کنند، سرعت و راحتی در فروش، حرف اول را می‌زند. مخصوصا در فروشگاه‌هایی که صندوق‌داران و فروشندگان، تخصص حرفه‌ای ندارند، معطل شدن در صف‌های صندوق، برای مشتریانتان حسابی کلافه‌کننده می‌شود و ممکن است بسیاری از آنها را از دست بدهید. در عین حال باید کار با نرم‌افزار فروشگاهی راحت و ساده باشد تا کارمندان دچار سردرگمی نشوند و بتوانند به سرعت فروش‌های انجام شده و فاکتورها را با کمترین خطا ثبت کنند.
۳- بر اساس نیاز فروشگاه، نرم‌افزار را انتخاب کنید
همان‌طور که گفتیم، نرم‌افزاری که تهیه می‌کنید باید با توان پرسنل و نوع نیازتان تناسب داشته باشد. اگر کسب و کار کوچکی دارید، نیازی به خرید نرم‌افزارهای فروشگاهی پیچیده و تخصصی ندارید و حتی نرم‌افزارهای حرفه‌ای می‌توانند علاوه بر هزینه بیشتر، کارآمدی لازم را نداشته باشند و هزینه نگهداری و به‌روز کردن آنها هم برایتان بیشتر تمام شود. در ضمن برای نرم‌افزارهای پیچیده باید نیروهای خود را در حد حرفه‌ای آموزش دهید که همین موضوع هم برایتان هزینه‌زا خواهد بود.
۴- کاربری نرم‌افزار فروشگاهی باید ساده باشد
برای فروشگاه‌های کوچک و متوسط با تعداد صندوق‌داران محدود، هر چه نرم‌افزار فروشگاهی کاربری ساده‌تری داشته باشد، در زمان کوتاه‌تری می‌توان پرسنل مربوطه را آموزش داد تا در زمان اندکی بتوانند اقداماتی مثل تعریف کالا در سیستم، ثبت فاکتور، کنترل قیمت، بررسی موجودی کالا، گرفتن گزارش فروش و سود، ثبت کردن فاکتور و … را انجام دهند.
برای خرید نرم افزار فروشگاهی با کاربری ساده و آسان بر روی لینک کلیک کنید.
۵-فرآیندها و مفاهیم نرم‌افزار، ساده‌سازی شده باشد
معمولا اصطلاحات تخصصی و فرآیند‌های حساب و کتاب فروشگاهی پیچیده و برای بسیاری افراد ناآشنا هستند. یک نرم‌افزار فروشگاهی خوب باید طوری طراحی و تدوین شده باشد که بسیاری از مراحل و فرآیندها به صورت خودکار انجام شود و افرادی که تخصص چندانی در این زمینه ندارند، بتوانند به راحتی با آن کار کنند. در این صورت میزان خطاها تا حد چشمگیری، کاهش پیدا خواهد.
۶- نرم‌افزار فروشگاهی پشتیبانی قوی داشته باشد
برای کاربرانی که با نرم‌افزارهای فروشگاهی کار می‌کنند، بروز مشکل یا سوال در مورد فرآیند کار با نرم‌افزار، کاملا طبیعی است. اگر نرم‌افزاری که تهیه می‌کنید، پشتیبانی فعالی داشته باشد و در هر ساعتی از روز (معمولا از صبح تا شب) و در روزهای تعطیل خدمات‌رسانی کند، به عنوان یک مزیت عالی به حساب می‌آید. علاوه بر این، نرم‌افزار نباید مدام دچار اختلال در کار شود و به اصطلاح، باید پایداری بالایی داشته باشد تا نگران تماس مداوم با پشتیبانی نباشد.
۷- نرم‌افزار فروشگاهی با سخت‌افزارهای ساده، سازگار باشد
در برخی فروشگاه‌های کوچک، سیستم‌های سخت‌افزاری چندان پیشرفته و به‌روز نیستند. بنابراین نرم‌افزار فروشگاهی باید بتواند با کانفیگ‌های محدود هم به خوبی کار کند و این فروشگاه‌ها نیازی به صرف هزینه سنگین برای نصب این نرم‌افزار روی سیستم‌های خود نداشته باشند.
برای خرید انواع صندوق فروشگاهی بر روی لینک کلیک کنید.
۸- قیمت خرید و هزینه نگهداری مناسب باشد
هر نرم‌افزار علاوه بر مبلغی که بابت خرید آن می‌پردازید، نیاز به صرف هزینه‌های مربوط به نگهداری شامل به‌روز رسانی، پشتیبانی و ارتقای آن به نسخه‌های جدید‌تر دارد. بنابراین نرم‌افزار فروشگاهی خوب، باید هزینه خرید و نگهداری آن، متناسب با بودجه‌ای باشد که از فروشگاه کسب می‌کنید.
۹- نرم‌افزار بر اساس نیاز‌‌های روز بازار، توسعه یابد
انعطاف‌پذیری و پویایی، دو اصل مهم برای انتخاب نرم‌افزار فروشگاهی به شمار می‌روند. از آن‌جایی که بازارهای مالی هر روز در حال گسترش و به‌روز شدن هستند، این نرم‌افزارها نیز باید به صورت هماهنگ با روندهای بازار، به‌روز شده و در صورت لزوم، امکانات جدیدی به آنها اضافه شود تا عملکردشان ارتقا پیدا کند، بدون اینکه نیاز به تغییر کامل یا تعویض داشته باشند.
۱۰- امکانات ضروری و کاربردی نرم‌افزار را داشته باشد
یک نرم‌افزار فروشگاهی خوب باید اصلی‌ترین اطلاعات شامل امکانات پایه‌ای و سریع را که یک کسب‌وکار به آن نیاز دارد، به کاربران ارائه دهد. این امکانات پایه‌ای شامل موارد زیر می‌شوند:
- اتصال به تجهیزات فروشگاهی مانند کارت‌خوان، ترازو، پرینتر و بارکدخوان
- ارتباط با پلتفرم‌های فروش آنلاین مانند اکالا و دیجی‌کالا
- تعریف کالا و به‌روزرسانی قیمت‌ها
- مدیریت انبار و موجودی کالا به‌صورت ساده
- ارائه گزارش‌های فروش هفتگی، ماهانه و سالانه
۱۱- نرم‌افزار باید امکانات تکمیلی را ارائه دهد
برای مدیریت فروش و امور مالی، ارائه برخی امکانات تکمیلی از نرم‌افزارهای فروش، انتظار می‌رود. این امکانات، کار فروش و نهایی کردن آن را ساده‌تر می‌کنند و شامل موارد زیر می‌شوند:
- امکان اتصال به کالر آیدی برای مدیریت تماس‌های فروش تلفنی
- مدیریت پیک‌ها و ارسال سفارش‌ها
- مدیریت مشتریان و سوابق خرید
- ثبت و مدیریت صورتحساب‌های خرید
- کنترل و یادآوری سررسید چک‌های صادره و وارده
۱۲- نرم‌افزار در مدیریت مالی فروشگاه کارآمد باشد
بخش مهمی از مدیریت فروشگاه، مربوط به مدیریت مالی، مدیریت فروش و ارتباط با کاربران است. نرم‌افزارهای فروشگاه‌هی خوب باید بتوانند در این امور هم عملکرد خوبی نشان دهند.
- مدیریت سرمایه در گردش و جریان نقدینگی
- محاسبه سود و زیان فروش
- اعمال و مدیریت تخفیفات
- مدیریت دسترسی‌ها و کاربران با سطوح مختلف
۱۳- نرم‌افزار به مدیریت کالاهای کم‌گردش کمک کند
در بسیاری مواقع، برخی از کالاها به دلایل مختلف، فروش کمتری خواهند داشت و به عنوان کالاهای کم‌گردش، در انبار می‌مانند. نرم‌افزار فروشگاهی خوب، نرم‌افزاری است که بتواند کالاهایی را که در انبار باقی‌مانده‌اند و گردش پایینی دارند، شناسایی و مدیریت کند.
۱۴- نرم‌افزار در مدیریت کالاهای پرسود موفق عمل کند
یک نرم‌افزار فروشگاهی خوب باید بتواند با تحلیل فروش، کالاهای پرسود را شناسایی کرده و تمرکز فروش را بر این کالاها بگذارد. از این راه فروشگاه می‌تواند استراتژی‌های فروش و بازاریابی خود را ارتقا داده و سود بیشتری از کالاهای پرگردش و پرسود کسب کند.
رعایت اصول و توجه به ویژگی‌های نرم‌افزار فروشگاهی خوب در زمان خرید می‌تواند انتخاب این نرم‌افزار را هوشمندانه‌تر کند. در نتیجه، نرم‌افزار فروشگاهی به عنوان یک ابزار کارآمد در فروش، به بهینه‌سازی و مدیریت فروشگاه کمک کرده و بخشی از سرمایه بلندمدت یک کسب‌وکار محسوب خواهد شد.
