راهنمای خرید نرم افزار سوپرمارکت (۱۴ نکته کلیدی برای بهترین انتخاب)

در دنیای کسب و کارهای امروزه، نرم افزارهای حسابداری، جای خودشان را به دفترهای حسابرسی داده‌اند و دیگر به عنوان ابزار ضروری فروش کالا محسوب می‌شوند. در این میان سوپر مارکت‌ها به عنوان یکی از پرتراکنش‌ترین کسب و کارها، شاید بیش از هر کسب و کار دیگری، نیازمند نرم افزارهای حسابداری هستند.

ما در این مقاله از ویراپوز نکات مهم راهنمای خرید نرم افزار حسابداری سوپر مارکت را به شما خواهیم گفت تا در زمان خرید، متناسب‌ترین و بهترین نرم افزار سوپرمارکت را برای کسب و کارتان انتخاب و تهیه کنید.

آیا نرم افزار حسابداری برای کسب و کارها ضروری است؟

حتما شما هم می‌دانید در شغل‌هایی که با حجم تراکنش روزانه بالا، تنوع بالای کالاها و نوسانات قیمتی مداوم مواجه‌اند، به کار بردن روش‌های سنتی حسابداری، علاوه بر زمان‌بر بودن، احتمال خطا را هم تا حد زیادی بالا می‌برد. در این شرایط، انواع نرم افزارهای حسابداری به کمک کاربران می‌آیند تا کارهای پیچیده حسابداری، صدور فاکتور، گزارش‌گیری، مدیریت موجودی و … را در کمترین زمان و با بیشترین دقت، انجام دهند. در بسیاری از همین شغل‌ها، فروشنده‌ها، دانش حسابداری چندانی ندارند یا مدیریت همه امور مالی را به تنهایی نمی‌توانند انجام دهند، در این شرایط، نرم‌ افزارهای حسابداری، مثل یک ناجی عمل می‌کنند و صفر تا صد امور حسابداری را انجام می‌دهند. اما موضوع مهم در این میان، توجه به مواردی است که در زمان انتخاب این نرم افزارهای حسابداری باید به آنها دقت کنید که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

بیشتر بخوانید: لیست کامل وسایل مورد نیاز برای راه اندازی سوپرمارکت

راهنمای خرید نرم افزار حسابداری سوپر مارکت

اگر صاحب سوپر مارکت هستید و هر روز با حجم زیادی از کالاهای مصرفی خانوار که عموما هم تاریخ تولید و انقضای مصرف دارند، سروکار دارید، باید حتما نرم افزار حسابداری داشته باشید، چون مشتری نمی‌تواند زمان زیادی را برای حساب و کتاب شما صرف کند یا کارهایی مثل موجودی گرفتن کالاها به صورت روزانه و گزارش گیری، کار بسیار سخت و زمان‌بری می‌شود. بنابراین وقتی نرم افزار حسابداری سوپر مارکت می‌خرید، این موارد را از قلم نیندازید:

۱- نیازسنجی سوپر مارکت قبل از اقدام به خرید نرم افزار

اولین قدم برای انتخاب نرم ‌افزار سوپر مارکت، این است که بدانید دقیقا نیازها و ظرفیت‌های سوپر مارکت شما چیست. در زمان نیازسنجی باید به مواردی مثل اندازه سوپر مارکت، میزان فروش کالاها به صورت روزانه و ماهانه، توان و بودجه مالی که برای خرید نرم افزار در نظر گرفته‌اید، سخت افزارهایی که در اختیار دارید و سازگاری نرم افزار حسابداری با آنها، توجه کنید. اگر به این موارد دقت نکنید و این مرحله را به ‌درستی انجام ندهید، حتی پیشرفته‌ترین نرم‌ افزارهای حسابداری هم، چندان به دردتان نمی‌خورد بنابراین هزینه‌های اضافی به سوپرمارکت‌تان تحمیل می‌شود.

۲- کاربری ساده و روان

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری سوپر مارکت این است که کار کردن با آن راحت باشد. بیشتر فروشنده‌های سوپر مارکت، دانش تخصصی در حوزه حسابداری ندارند و اگر نرم افزاری که تهیه می‌کنید، پیچیده باشد، هم سرعت کار پایین می‌آید و هم احتمال خطا زیاد می‌شود. نرم افزار خوب باید محیطی ساده و قابل فهم داشته باشد تا کاربر بتواند خیلی سریع یاد بگیرد و دچار سردرگمی در حساب و کتاب نشود. علاوه بر این، طراحی رابط کاربری باید طوری باشد که عملیات اصلی حسابرسی مثل ثبت فاکتور، تعریف کالا یا بررسی موجودی فقط با چند کلیک انجام شود. هر چه مسیر انجام کارها کوتاه‌تر و شفاف‌تر باشد، بهره‌وری فروش هم بالاتر می‌رود.

۳- ارائه نسخه‌های آزمایشی و رایگان

بعضی شرکت‌های فروش نرم افزار حسابداری سوپر مارکت، نسخه‌های آزمایشی یا رایگان نرم افزار را عرضه می‌کنند تا خریدار قبل از خرید، بتواند آن‌ها را امتحان کند و به قول معروف قلق کار با نرم افزار دستش بیاید. این نسخه‌های رایگان یا دمو، به کاربر اجازه می‌دهد امکانات اصلی نرم افزار مثل صدور فاکتور، مدیریت موجودی و گزارش‌های مالی را  مورد بررسی قرار دهد. بنابراین اگر نرم افزار حسابداری پیچیده باشد یا با سیستم‌های سخت افزاری سوپرمارکت سازگار نباشد، در همین مرحله مشخص و جلوی هزینه‌های اضافی گرفته می‌شود. حتی نسخه‌های رایگان نرم افزار سوپر مارکت با امکانات محدود برای سوپر مارکت‌های کوچک هم، جزو گزینه‌های اقتصادی محسوب می‌شوند.

۴- مدیریت موجودی و انبار

سوپر مارکت‌ها همیشه با تعداد زیادی کالا سروکار دارند و کنترل دقیق موجودی یکی از چالش‌های اصلی آن‌هاست. نرم افزار حسابداری باید توانایی تعریف کالاها، ثبت ورود و خروج، کنترل موجودی و هشدار کمبود کالا را داشته باشد. این قابلیت کمک می‌کند صاحبان کسب و کار سوپر مارکت، از کمبود یا انباشته شدن کالا باخبر شوند و تامین کالاها را با دقت بیشتری انجام دهند.

۵- کنترل تاریخ انقضا و سری ساخت کالاها

در سوپر مارکت‌ها بخش زیادی از کالاها، شامل مواد غذایی و کالاهای فاسدشدنی می‌شوند، مثل لبنیات، گوشت، نان، شوینده‌ها و محصولات بسته‌بندی‌شده و نیمه منجمد. اگر تاریخ انقضای این کالاها به درستی کنترل نشود، هم ضرر مالی به بار می‌آورد و هم اعتبار سوپر مارکت از بین می‌رود.

یک نرم افزار حسابداری خوب و پیشرفته باید امکان ثبت تاریخ انقضا و سری ساخت کالاهای سوپر مارکتی را داشته باشد و برای کالاهایی که به پایان تاریخ مصرف نزدیک می‌شوند، هشدار بدهد. این قابلیت به سوپر مارکت‌دارها کمک می‌کند کالاهای رو به انقضا را سریع‌تر بفروشند یا برای آن‌ها تخفیف در نظر بگیرند. در نتیجه، هم از هدررفت سرمایه جلوگیری می‌شود و هم مشتریان مطمئن می‌شوند که کالاهای تازه و سالم می‌خرند.

۶- شناسایی کالاهای کم گردش

نرم افزار حسابداری سوپر مارکت تنها نباید به گزارش‌های مالی پایه مثل سود و زیان یا فروش روزانه اکتفا کند. نرم افزارهای حرفه‌ای امکاناتی فراتر از این دارند و می‌توانند کالاهای پرفروش و کم‌فروش را شناسایی کنند تا سوپر مارکت‌دارها بدانند روی چه محصولاتی باید بیشتر تمرکز کنند. همچنین امکان محاسبه حاشیه سود هر گروه کالا، می‌تواند روی تصمیم‌گیری درباره قیمت‌گذاری و تخفیف‌ها کمک می‌کند.

۷- مدیریت چک‌ها و تراکنش‌های بانکی

سوپر مارکت‌ها برای فروش کالا به مشتریان خُرد، امکان پرداخت نقدی یا کارت‌خوان را در نظر می‌گیرند اما وقتی پای معاملات عمده با تأمین‌کنندگان به میان می‌آيد، خرید و تامین کالا، معمولا با چک یا حواله بانکی انجام می‌شود. نرم افزار حسابداری باید بتواند چک‌های صادره و وارده را ثبت کرده، سررسید آن‌ها را یادآوری کند و گزارش گردش حساب بانکی را ارائه دهد.

این ویژگی باعث می‌شود صاحبان کسب و کار، موعد پرداخت یا وصولی را فراموش نکنند و جریان مالی سوپر مارکت همیشه تحت کنترل آنها باشد. علاوه بر این، داشتن گزارش‌های دقیق از تراکنش‌های بانکی به مدیران کمک می‌کند وضعیت نقدینگی را بهتر مدیریت کنند و تصمیم‌های مالی مطمئن‌تری بگیرند.

۸- حقوق و دستمزد کارکنان

بعضی از نرم افزارهای حسابداری، ماژول یا بخشی را تحت عنوان حقوق و دستمزد دارند که به سوپرمارکت‌دارها در نحوه حساب حقوق، بیمه و مالیات کارکنان، کمک می‌کند. در این قابلیت حسابداری، همه اطلاعات مالی مربوط به کارکنان در یک‌جا ثبت می‌شود و نیازی به نرم افزار جداگانه نیست. علاوه بر محاسبه حقوق، نرم افزار حسابداری می‌تواند اضافه‌کاری، مرخصی و کسورات را هم حساب کرده و فیش حقوقی دقیق صادر کند. این کار، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، شفافیت مالی بیشتری برای کارکنان ایجاد می‌کند و اعتماد آنها را نسبت به نحوه مدیریت شما بالا می‌برد.

۹- صدور فاکتور سریع و دقیق

هیچ‌چیز به اندازه معطلی در صف صندوق نمی‌تواند خریداران را دچار نارضایتی کند. مشتری‌هایی که به سوپر مارکت شما مراجعه می‌کنند، انتظار دارند خریدشان سریع انجام شود. بنابراین نرم افزار حسابداری سوپر مارکت باید بتواند فاکتور خرید را در کوتاه‌ترین زمان صادر کند.

برای این کار، اتصال نرم افزار به صندوق فروشگاهی، بارکد خوان و ترازو باعث می‌شود سرعت و دقت کار بالا برود و صف‌های طولانی خرید شکل نگیرد. علاوه بر سرعت، نرم افزار باید امکان اعمال تخفیف، تغییر قیمت لحظه‌ای و ثبت روش‌های مختلف پرداخت شامل پرداخت‌ نقدی و کارت‌خوان را داشته باشد تا روند فروش، بدون خطا انجام شود.

۱۰- گزارش‌های مالی جامع

یک نرم افزار حسابداری خوب باید گزارش‌های مالی دقیق ارائه دهد. اطلاعاتی مثل سود و زیان، جریان نقدینگی و میزان فروش روزانه، هفتگی یا ماهانه برای کالاها، باید به شکل قابل فهم انجام شود. این گزارش‌ها روی تصمیم‌گیری مدیران تاثیر بسزایی دارند و به آن‌ها کمک می‌کنند برای رشد سوپر مارکت، برنامه‌ریزی بهتری انجام دهند.

 علاوه بر گزارش‌های پایه، نرم افزار باید بتواند کالاهای پرسود و کم‌گردش را شناسایی کند تا سوپرمارکت‌دارها بتوانند سیاست‌‌های فروش و بازاریابی خودشان را به بهترین نحو، تغییر دهند. اگر نرم افزار نمودار یا داشبوردهای تصویری ارائه دهد، درک وضعیت مالی را سریع‌تر اتفاق می‌افتد.

۱۱- امنیت داده‌ها و بک‌آپ گرفتن از آنها

اطلاعات مالی سوپر مارکت بسیار حساس و ارزشمند هستند و از دست رفتن آن می‌تواند خسارت بزرگی به بار بیاورد. نرم افزار حسابداری باید امنیت این داده‌ها را تضمین کند و امکان تهیه نسخه پشتیبان منظم داشته باشد. در صورت بروز مشکل یا خرابی سیستم، این قابلیت اجازه از دست رفتن اطلاعات مهم را نمی‌دهد.

۱۲- تعریف کردن سطح دسترسی برای کاربران مختلف

علاوه بر پشتیبان‌گیری یا بک‌آپ گرفتن، نرم افزار باید امکان تعریف سطح دسترسی برای کاربران مختلف را داشته باشد تا هر فرد فقط به بخش‌های مرتبط با وظایف خود دسترسی داشته باشد. رمزنگاری داده‌ها و ذخیره‌سازی امن هم از دیگر مواردی هستند که باید در زمان خرید نرم افزار حسابداری به آن دقت کنید.

بیشتر بخوانید: نکاتی که قبل از راه اندازی سوپرمارکت باید بدانید 

۱۳- پشتیبانی و به‌روزرسانی منظم

هیچ نرم افزاری بدون پشتیبانی خوب و به‌روزرسانی منظم نمی‌تواند در طولانی‌مدت رضایت کاربران را به همراه داشته باشد. نرم افزار حسابداری سوپر مارکت باید خدمات پس از فروش مطمئن، ارائه دهد و نسخه‌های جدید آن به صورت مرتب، منتشر شود تا مشکلات احتمالی، برطرف و امکانات تازه به آن اضافه شود.

 پشتیبانی فعال یعنی اگر کاربر در هنگام کار با نرم افزار دچار سردرگمی یا مشکل شد، تیم پشتیبانی در سریع‌ترین زمان پاسخگو باشد. همچنین به‌روزرسانی‌های منظم باید با تغییرات بازار و قوانین مالیاتی هماهنگ شود تا نرم افزار همیشه مطابق نیازهای روز کار خود را انجام دهد.

۱۴- سازگاری با فروش آنلاین

با افزایش میل مردم به خرید اینترنتی، نرم افزار حسابداری سوپر مارکت بهتر است قابلیت اتصال به پلتفرم‌های فروش آنلاین را داشته باشد. شاید این موضوع برای سوپرمارکت‌های بزرگ یا با چند شعبه، ضروری‌تر باشد و سوپرمارکت‌های کوچک، نیاز به آن را احساس نکنند. اما در کل این ویژگی باعث می‌شود سفارش‌های حضوری و آنلاین، به صورت یکپارچه مدیریت شوند و خطا یا دوباره‌کاری در ثبت سفارش‌ها پیش نیاید. در ضمن علاوه بر اتصال به فروشگاه اینترنتی، نرم افزار باید قابلیت مدیریت سفارش‌های تلفنی و ارسال کالا توسط پیک را هم داشته باشد. این یکپارچگی به صاحبان سوپرمارکت کمک می‌کند تصویر کامل‌تری از فروش داشته باشند و بتوانند موجودی کالا را با دقت بالاتری کنترل کنند.