مدیریت انبار سوپرمارکت فقط شمردن کالاها نیست. باید بدانید چه محصولی رو به اتمام است، کدام کالا بیشتر از نیاز خریداری شده و چه اجناسی به تاریخ انقضا نزدیک شده‌اند. اگر این اطلاعات دقیق نباشد، ممکن است کالای پرفروش تمام شود، محصول کم‌فروش در انبار بماند یا بخشی از سرمایه فروشگاه به‌دلیل انقضای کالا از بین برود.
با یک روش مشخص برای ثبت، چیدمان و بررسی موجودی می‌توانید جلوی بخش زیادی از این ضررها را بگیرید.
در این مقاله از ویراپوز مهم‌ترین نکات مدیریت موجودی و تاریخ انقضا در سوپرمارکت را مرحله‌به‌مرحله بررسی می‌کنیم.
چرا مدیریت انبار سوپرمارکت مهم است؟
کالاهای داخل انبار و قفسه‌ها همان سرمایه شما هستند. وقتی تعداد زیادی از یک محصول کم‌فروش می‌خرید، پولتان تا زمان فروش آن کالا در انبار می‌ماند. از طرف دیگر، اگر کالای پرفروش را کمتر از نیاز سفارش دهید، مشتری دست خالی از فروشگاه خارج می‌شود یا خریدش را از جای دیگری انجام می‌دهد.
مدیریت درست انبار کمک می‌کند بین این دو حالت تعادل ایجاد کنید؛ یعنی نه آن‌قدر کالا بخرید که روی دستتان بماند و نه آن‌قدر کم که فروش را از دست بدهید. کنترل منظم تاریخ انقضا نیز باعث می‌شود کالاهای قدیمی به‌موقع فروخته شوند و ضایعات فروشگاه کمتر شود.
1. ورود و خروج کالاها را دقیق ثبت کنید
وقتی بار جدید می‌رسد، تعداد بسته‌ها را با فاکتور تأمین‌کننده تطبیق دهید و بسته‌بندی کالاها را بررسی کنید. کالای پاره، نشتی‌دار یا دارای تاریخ نامناسب را همان موقع مشخص کنید؛ چون پیگیری مرجوعی در روزهای بعد سخت‌تر می‌شود.
برای هر بار ورود، نام و بارکد کالا، تعداد، قیمت خرید، نام تأمین‌کننده، تاریخ ورود، تاریخ تولید و انقضا و شماره سری ساخت را ثبت کنید. ممکن است از یک محصول ۲۰ عدد داشته باشید، اما همه آن‌ها یک تاریخ انقضا نداشته باشند. اگر فقط موجودی کلی را ثبت کنید، نمی‌فهمید کدام سری باید زودتر فروخته شود.
خروج کالا هم فقط فروش نیست. مرجوعی، شکستگی، خرابی، مصرف داخلی و کالای منقضی‌شده باید از موجودی کم شوند. ثبت نکردن این موارد یکی از دلایل اصلی اختلاف میان موجودی سیستم و تعداد واقعی کالاهاست.
2. حداقل موجودی و نقطه سفارش تعیین کنید
برای سفارش دوباره نباید تا تمام شدن آخرین عدد کالا صبر کنید. بین ثبت سفارش و تحویل بار فاصله وجود دارد و ممکن است در این مدت چند روز فروش را از دست بدهید.
برای کالاهای مهم نقطه سفارش مشخص کنید. یک فرمول ساده این است:
نقطه سفارش = فروش روزانه × زمان تحویل تأمین‌کننده + موجودی اطمینان
مثلا اگر روزانه ۵ عدد روغن می‌فروشید، تحویل آن ۳ روز طول می‌کشد و ۵ عدد هم برای اطمینان در نظر گرفته‌اید، نقطه سفارش ۲۰ عدد است:
۲۰ = ۵ + (۳ × ۵)
وقتی موجودی روغن به ۲۰ عدد رسید، زمان سفارش دوباره است. این عدد برای همه کالاها یکسان نیست و باید بر اساس سرعت فروش، ماندگاری محصول، فضای انبار و زمان تحویل تعیین شود.
3. کالاها را بر اساس روش FIFO و FEFO بچینید
در روش FIFO، کالایی که زودتر وارد انبار شده باید زودتر فروخته شود. این روش برای بسیاری از محصولات کاربرد دارد؛ اما برای کالاهای تاریخ‌دار بهتر است تاریخ انقضا هم در نظر گرفته شود.
روش FEFO می‌گوید کالایی که زودتر منقضی می‌شود، باید زودتر از انبار خارج شود. فرض کنید یک کارتن شیر زودتر تحویل شده و ۳۰ روز تاریخ دارد؛ اما کارتن جدیدتر فقط ۱۵ روز تاریخ دارد. در این حالت، کارتن دوم باید در اولویت فروش قرار بگیرد.
هنگام شارژ قفسه، کالاهای قدیمی‌تر یا دارای تاریخ نزدیک‌تر را جلو و محصولات جدید را عقب قرار دهید. این قانون باید هم در انبار و هم در قفسه فروشگاه اجرا شود. گذاشتن بار تازه جلوی کالاهای قبلی باعث می‌شود محصولات قدیمی در عقب قفسه فراموش شوند.
بیشتر بخوانید: 8 راه افزایش فروش سوپرمارکت بدون افزایش موجودی
4. تاریخ انقضا را روزانه کنترل کنید
بررسی تاریخ انقضا نباید فقط زمانی انجام شود که فروشگاه خلوت است. یک برنامه ثابت داشته باشید و مسئول هر بخش را مشخص کنید.
همه کالاها به کنترل روزانه نیاز ندارند. محصولات تازه، لبنی و دارای ماندگاری کوتاه را هر روز بررسی کنید. محصولات یخچالی با ماندگاری بیشتر می‌توانند چند بار در هفته و کالاهای خشک و کنسروی در فاصله‌های طولانی‌تر کنترل شوند.
برای ساده شدن کار، محصولات را بر اساس زمان باقی‌مانده تا انقضا دسته‌بندی کنید؛ مثلا کمتر از ۷ روز، ۷ تا ۳۰ روز و بیشتر از ۳۰ روز. این بازه‌ها باید با نوع کالا هماهنگ باشند. ۱۰ روز برای یک محصول با ماندگاری ۲ هفته‌ای زمان زیادی است، اما برای یک کنسرو زمان کوتاهی محسوب می‌شود.
5. کالاهای نزدیک به انقضا را مشخص کنید
اگر یک روز مانده به پایان تاریخ، متوجه یک کالای کم‌فروش شوید، فرصت زیادی برای فروش یا مرجوع کردن آن ندارید. به همین دلیل، اجناس در معرض انقضا باید زودتر جدا و مشخص شوند.
با توجه به نوع کالا و توافق با تأمین‌کننده می‌توانید:
- آن را در قسمت قابل‌دیدتری قرار دهید؛
- تخفیف مشخص و کنترل‌شده بدهید؛
- محصول را همراه یک کالای مکمل پیشنهاد کنید؛
- در صورت امکان، آن را به تأمین‌کننده مرجوع کنید؛
- سفارش بعدی همان کالا را کاهش دهید.
تخفیف باید زمانی اجرا شود که مشتری فرصت منطقی برای مصرف محصول داشته باشد. کالای منقضی‌شده نیز باید بلافاصله از قفسه و موجودی قابل‌فروش جدا شود تا اشتباهی دوباره به فروشگاه برنگردد.
بیشتر بخوانید: ۲۰ استراتژی افزایش فروش و جذب مشتری در سوپرمارکت
6. جلوی خرید بیش‌ازحد را بگیرید
تخفیف شرکت پخش یا خرید کارتنی همیشه به معنی خرید بهتر نیست. اگر کالا تا قبل از انقضا فروخته نشود، سود تخفیف با ضایعات از بین می‌رود.
پیش از هر سفارش، فروش ۳۰ روز گذشته، موجودی فعلی، نزدیک‌ترین تاریخ انقضا، زمان تحویل تأمین‌کننده و فصلی بودن تقاضا را بررسی کنید. برای کالاهای کم‌فروش بهتر است تعداد کمتری در فاصله‌های کوتاه‌تر سفارش دهید.
گزارش کالاهای منقضی یا مرجوع‌شده را هم ماهانه بررسی کنید. اگر یک برند یا اندازه بسته‌بندی مرتب روی دستتان می‌ماند، احتمالا مقدار سفارش، قیمت، محل چیدمان یا خود محصول با نیاز مشتریان فروشگاه هماهنگ نیست.
7. انبارگردانی منظم داشته باشید
ممکن است در سیستم ۱۲ عدد از یک محصول ثبت شده باشد، اما در انبار فقط ۹ عدد پیدا کنید. اشتباه در ثبت خرید، فروش بدون ثبت، مرجوعی، شکستگی، سرقت یا ضایعات می‌تواند این اختلاف را ایجاد کند.
برای پیدا کردن اختلاف‌ها، شمارش کالا را فقط به پایان سال موکول نکنید. هر روز یا هر هفته یک گروه را بررسی کنید؛ مثلا شنبه لبنیات، یکشنبه نوشیدنی‌ها و دوشنبه شوینده‌ها. کالاهای پرفروش، گران‌قیمت و تاریخ‌کوتاه باید بیشتر از بقیه شمارش شوند.
بعد از شمارش، موجودی واقعی را با سیستم مقایسه و علت اختلاف را پیدا کنید. فقط اصلاح عدد کافی نیست؛ اگر دلیل اختلاف مشخص نشود، دوباره تکرار خواهد شد.
8. کالاهای پرفروش و کم‌فروش را بررسی کنید
همه محصولات نباید به یک اندازه سفارش داده شوند. کالاهای پر فروش سوپرمارکت گردش بیشتری دارند و به کنترل و سفارش مداوم نیاز دارند. محصولات کم‌فروش نیز باید با تعداد محدودتری در انبار نگهداری شوند.
می‌توانید کالاها را در ۳ گروه قرار دهید:
| گروه | وضعیت | روش مدیریت |
|---|---|---|
| A | پرفروش یا باارزش | کنترل روزانه و سفارش دقیق |
| B | فروش متوسط | کنترل هفتگی |
| C | کم‌فروش | خرید محدود و بررسی موجودی راکد |
به فروش فصلی هم توجه کنید. سفارش نوشیدنی در تابستان یا محصولات مناسب مدرسه در شهریور نباید فقط بر اساس فروش ماه قبل انجام شود.
9. کالاها را در شرایط مناسب نگهداری کنید
گاهی یک محصول پیش از تاریخ درج‌شده خراب می‌شود؛ چون در دما، نور یا رطوبت نامناسب قرار گرفته است. دستور نگهداری روی بسته‌بندی و توصیه تولیدکننده را رعایت کنید.
کالاها را مستقیم روی زمین یا چسبیده به دیوار نگذارید. محصولات سنگین را در طبقات پایین بچینید، مواد شوینده را از مواد غذایی جدا کنید و مسیر گردش هوا را نبندید. دمای یخچال و فریزر را مرتب ثبت و بسته‌های پاره، نشتی‌دار یا بادکرده را سریع جدا کنید.
یک چیدمان سوپرمارکت و انبار اصولی، علاوه بر حفظ کالا، شمارش و دسترسی را هم ساده‌تر می‌کند. برای هر گروه محل ثابتی در نظر بگیرید و قفسه‌ها را با نام یا کد مشخص کنید.
10. از نرم افزار سوپرمارکت کمک بگیرید
وقتی تعداد کالاها و فاکتورها زیاد می‌شود، کنترل انبار با دفتر یا حافظه قابل‌اعتماد نیست. یک نرم افزار سوپرمارکت مناسب می‌تواند خرید، فروش، موجودی لحظه‌ای، تاریخ انقضا، نقطه سفارش، ضایعات و مرجوعی را ثبت کند.
برای مدیریت انبار، نرم‌افزار باید امکاناتی مثل ثبت چند تاریخ انقضا برای یک محصول، هشدار موجودی کم، گزارش کالاهای نزدیک به انقضا، ثبت ضایعات و مرجوعی و گزارش محصولات پرفروش، کم‌فروش و راکد را داشته باشد.
نرم‌افزار به‌تنهایی انبار را مرتب نمی‌کند، اما اطلاعاتی می‌دهد که با کمک آن می‌توانید سفارش بعدی و فروش کالاهای تاریخ‌دار را بر اساس عدد واقعی مدیریت کنید.
11. نقش صندوق فروشگاهی در ثبت دقیق فروش
موجودی نرم‌افزار زمانی دقیق است که همه فروش‌ها ثبت شوند. اتصال صندوق فروشگاهی و بارکدخوان به نرم‌افزار باعث می‌شود با ثبت هر فاکتور، تعداد کالا به‌صورت خودکار از موجودی کم شود.
این کار علاوه بر افزایش سرعت فروش، خطای ثبت دستی نام و قیمت کالا را کمتر می‌کند. اگر فروش خارج از سیستم انجام شود یا فاکتوری ثبت نشود، موجودی نرم‌افزار با قفسه اختلاف پیدا می‌کند و گزارش سفارش نیز قابل‌اعتماد نخواهد بود.
اگر در مرحله راه اندازی سوپرمارکت هستید، بهتر است از همان ابتدا ثبت بارکدی فروش، کدگذاری کالاها و مسئول ورود اطلاعات را مشخص کنید. اصلاح یک سیستم نامرتب بعد از زیاد شدن کالاها دشوارتر است.
انواع صندوق فروشگاهی
12. برنامه هفتگی کنترل انبار داشته باشید
یک برنامه ساده هفتگی باعث می‌شود کنترل موجودی به زمان آزاد کارکنان وابسته نباشد:
- هر روز: ثبت بار ورودی، بررسی کالاهای تاریخ‌کوتاه و جدا کردن اجناس آسیب‌دیده؛
- ابتدای هفته: استخراج کالاهای رو به اتمام و ثبت سفارش؛
- میانه هفته: شمارش یک یا ۲ گروه کالا و تطبیق با سیستم؛
- پایان هفته: بررسی اجناس نزدیک به انقضا، ضایعات و مرجوعی‌ها؛
- پایان ماه: شناسایی کالاهای راکد و اصلاح نقطه سفارش.
هر کار باید مسئول و زمان مشخص داشته باشد. نوشتن یک چک‌لیست ساده و امضای آن بعد از انجام کار، جلوی فراموش شدن بررسی‌ها را می‌گیرد.
اشتباهات رایج در مدیریت موجودی
بخش زیادی از ضررهای انبار نتیجه چند اشتباه ساده است:
- گذاشتن بار جدید جلوی محصولات قدیمی
- ثبت نکردن تاریخ‌های مختلف یک کالا
- سفارش بر اساس حدس یا پیشنهاد شرکت پخش
- یکسان در نظر گرفتن موجودی همه محصولات
- ثبت نکردن شکستگی، ضایعات و مرجوعی
- بررسی دیرهنگام تاریخ انقضا
- تخفیف دادن زمانی که فرصتی برای فروش باقی نمانده
- اصلاح عدد موجودی بدون پیدا کردن علت اختلاف
با حذف همین اشتباهات می‌توانید بدون بزرگ کردن انبار، گردش کالا را بهتر و ضرر ناشی از کسری یا انقضا را کمتر کنید.
مدیریت انبار سوپرمارکت از لحظه تحویل کالا شروع می‌شود و تا فروش، مرجوعی یا ثبت ضایعات ادامه دارد. اگر ورود و خروج را دقیق ثبت کنید، برای هر کالا نقطه سفارش داشته باشید، محصولات را بر اساس FIFO و FEFO بچینید و تاریخ‌ها را طبق برنامه بررسی کنید، هم احتمال ناموجود شدن کالای پرفروش کمتر می‌شود و هم اجناس کمتری منقضی خواهند شد.
نرم افزار سوپرمارکت و صندوق فروشگاهی نیز کمک می‌کنند موجودی واقعی‌تری داشته باشید و خرید بعدی را بر اساس گزارش فروش انجام دهید. نتیجه این نظم، انبار خلوت‌تر، ضایعات کمتر و سرمایه در گردش بیشتر است.
